Tareas automáticas cuando entra un correo en una correduría de seguros

El problema

En una correduría, muchos correos de clientes abren una gestión: un parte de siniestro, una renovación, un cambio de datos. Quien los recibe tiene que abrirlos, leerlos, ver qué documentación falta, buscar la póliza y anotar el siguiente paso. Mientras tanto siguen entrando más. Los urgentes se mezclan con los rutinarios y es fácil que un correo importante pase unas horas sin leerse.

La solución

La idea es una tarea que se activa sola cuando llega un correo a un buzón acordado, por ejemplo el de siniestros. El agente lee el mensaje y sus adjuntos, identifica de qué tipo de gestión se trata, prepara un resumen breve y una lista de lo que falta por pedir al cliente, y deja la ficha en la bandeja del tramitador con un borrador de respuesta. No contesta al cliente por su cuenta, no interpreta coberturas, no decide si algo está cubierto y no cierra nada. Es posible ahora porque los asistentes de trabajo con IA ya permiten programar tareas o lanzarlas cuando ocurre algo, como un correo nuevo, sin que nadie las active a mano, y en algunos casos dejan un registro de lo que han hecho.

Dónde interviene una persona

El tramitador revisa el resumen, corrige lo que no encaje, contesta al cliente y decide el siguiente paso. Lo que afecta a una cobertura, a un importe o a una reclamación lo resuelve una persona de la correduría. El agente ahorra la lectura inicial y la preparación, no la gestión.

Herramientas

• El buzón o la carpeta de correo acordados
• Una tarea automática que se activa con cada correo nuevo
• Un agente de IA con acceso solo a ese buzón
• La herramienta de gestión de la correduría, donde queda la ficha y el siguiente paso

Resultado

Cada correo que abre una gestión llega con un resumen y una lista de lo que falta, y el equipo no empieza leyendo desde cero. El beneficio es de orden y de rapidez en la primera lectura. El efecto sobre los tiempos de gestión está pendiente de medir.