Idea · Automatizaciones
Buzón de pedidos que separa pedidos, albaranes y facturas en una distribuidora
Pedidos, albaranes y facturas llegan mezclados. La automatización los separa, saca los datos y aparta lo que no cuadra. Lo dudoso no se adivina, lo revisa una persona.
- Sector
- Distribución
- Tarea
- Operaciones/IT
- Servicio
- Automatizaciones
- Tipo
- Idea
El problema
En muchas distribuidoras el buzón de pedidos es un cajón de sastre. Llegan pedidos de clientes, albaranes y facturas de proveedores y publicidad, en PDF, en Excel, escritos en el cuerpo del correo o como lista hecha a mano y fotografiada. Alguien tiene que abrir cada mensaje, ver qué es y pasar los datos al programa de gestión a mano. Es lento y es fácil equivocarse con una referencia o una cantidad.
La solución
Una automatización lee cada correo que entra en el buzón acordado y lo clasifica: pedido, albarán, factura o publicidad. Saca los datos del PDF, del Excel, del cuerpo del correo o de la foto, y los compara con el catálogo y los pedidos abiertos. Con un pedido prepara un borrador con los productos del catálogo. Lo que no cuadra, como una referencia que no existe, un importe distinto o una factura escrita a mano que no se lee bien, se aparta para revisión. Lo dudoso no se adivina. La idea sale de casos publicados de mayoristas y distribuidoras.
Dónde interviene una persona
Una persona del equipo revisa y confirma cada borrador de pedido antes de que entre en el sistema y resuelve todo lo que la automatización ha apartado. Las facturas de proveedores las valida quien lleva la administración. La automatización prepara, no confirma.
Herramientas
- El buzón de pedidos y documentos de la distribuidora
- Una automatización que lee correos y adjuntos (PDF, Excel, fotos)
- El catálogo y los pedidos abiertos del programa de gestión
- Una bandeja de revisión para lo que no cuadra
Resultado
El equipo deja de clasificar el buzón a mano y empieza por borradores ya preparados y una lista corta de casos dudosos. El beneficio es de orden y de menos errores al pasar datos. El efecto concreto en cada empresa está pendiente de medir.
Preguntas frecuentes
¿La automatización mete los pedidos sola en el sistema?
No. Prepara un borrador. Una persona lo revisa y lo confirma.
¿Qué hace con un pedido escrito a mano y fotografiado?
Intenta leerlo. Si algo no queda claro o no coincide con el catálogo, lo aparta para que lo revise una persona en vez de adivinar.
¿Hace falta cambiar de programa de gestión?
No necesariamente. Lo habitual es conectarse al catálogo y a los pedidos del programa que ya usa la empresa. Si no tiene forma de conectarse, se puede empezar con una exportación del catálogo.
SIGUIENTE PASO
Si este caso se parece al tuyo, lo vemos con calma.
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